Conditions générales de vente

Dernière mise à jour le 10 novembre 2022

Informations générales

Les présentes conditions générales de vente et de services (ci-après, les « Conditions générales ») régissent les rapports entre le Client (tel que défini ci-dessous) et GILSON & ASSOCIES.

Le Client a été mis en mesure de prendre connaissance des présentes Conditions générales de vente avant la signature de son contrat, qu’elles aient adossées à un document contractuel, remises en mains propres au cabinet, ou qu’il ait été invité à en prendre connaissance sur le site Internet www.gilson-associesbe.be (ci-après, le « Professionnel »).

Article 1. – Mission

Le client déclare par la présente qu’il confie au professionnel, qui l’accepte, la mission mentionnée ci-dessous indiquée par ☒.

DESCRIPTION DE LA MISSION COMPTABLE :

☐ Avis en matière de constitution d’une société

• Avis à propos du choix de la forme de société ;
• Avis à propos des statuts ;
• Assistance à la préparation d’un plan financier ;
• Contacts avec le notaire et transmission de l’information relative à la société à créer (identité actionnaires et administrateurs, attestation bancaire, etc.) ;
• Assistance lors de la passation de l’acte notarié de constitution ;
• Activation du numéro d’entreprise comme numéro de TVA auprès d’un guichet d’entreprise ou l’Administration de la TVA ;
• Avis à propos des travaux administratifs ultérieurs.

☐ Assistance concernant les obligations découlant du droit des sociétés

Le professionnel assistera et conseillera le client, à savoir l’organe de gestion de l’entreprise, à propos des obligations du droit des sociétés, en ce compris par exemple la préparation d’un éventuel rapport annuel. L’assistance sera basée sur les documents soumis et les déclarations du client. Le professionnel n’assumera aucune responsabilité au sujet du contenu de ceux-ci.

Les organes de gestion et le bureau de l’assemblée générale finaliseront le contenu desdits documents, et en supporteront seuls la responsabilité.

☒ Avis en matière d’organisation comptable et administrative des entreprises

• Mise en place d’un système de reporting ;
• Conseil quant à l’organisation et/ou l’application du contrôle interne ;
• Développement d’un plan comptable approprié à l’entreprise ;

☒ Avis et assistance en matière comptable

• La discussion des comptes annuels avec une analyse coûts/profits ;
• Avis quant à la rentabilité et examen des budgets ;
• Calcul des coûts de revient ;
• La discussion des comptes annuels avec analyse financière ;
• L’examen de l’opportunité d’une comptabilité analytique et sa mise en place.

☒ Organisation et tenue de la comptabilité

• L’enregistrement comptable régulier des pièces communiquées par le client ou l’assistance du client lors du traitement comptable des pièces fournies sous la forme d’une :
  o comptabilité forfaitaire,
  o comptabilité simple, conforme à la législation comptable et/ou fiscale,
  o comptabilité par parties doubles ;
  

• La comptabilisation périodique des opérations suivantes :
  o la centralisation mensuelle ou trimestrielle des livres,
  o les postes des journaux propres à chaque période,
  o les postes de fin d’année du journal ;
  o La tenue à jour du livre légal d’inventaire ;
  o La tenue des tableaux d’amortissement.

Le professionnel n’est pas chargé d’un contrôle matériel des stocks ni de l’examen des commandes et travaux en cours ni encore de la matérialité de l’exécution des contrats souscrits par le client.

Il tiendra compte des règles d’évaluation préparées par l’organe de gestion.

Les comptes annuels définitifs découleront, sans ajout ni omission, de la dernière balance des comptes.

☐ La révision et le contrôle de la comptabilité

• Supervision et avis à propos de l’organisation comptable du client ;
• Vérification de la comptabilité tenue par le client sur le plan comptable et fiscal. Cette vérification est effectuée sur base d’une demande expresse du client sur des périodes qu’il aura précisé par écrit.
• Supervision et avis au service comptable interne du client ;
• Organisation et contrôle du contrôle interne auprès du client ;
• Audit contractuel et vérification des comptes (e.a. comptes clients, fournisseurs, comptes généraux, rémunérations, etc.) ;
• Audit contractuel sur base de contrôle par sondage ;
• Assistance et vérification des transactions encodées et imputées par le client (factures d’achat, de vente, pièces bancaires et de caisse) ;
• Le professionnel n’est pas chargé d’un contrôle matériel des stocks ni de l’examen des commandes et travaux en cours ni encore de la matérialité de l’exécution des contrats souscrits par le client.
• Il tiendra compte des règles d’évaluation préparées par l’organe de gestion.
• Assistance et vérification des pièces comptables complémentaires préparées et imputées par le client (états de rémunérations, amortissements, provisions…).

☒ L’établissement d’états comptables

• La préparation des situations comptables requises par le client ;
• Le respect des délais par le professionnel dépend de la communication, en temps utile, des différentes pièces par le donneur d’ordre. Il est convenu que ces documents seront communiqués au plus tard le 8 du mois/trimestre qui suit la date de clôture envisagée.

☒ La clôture de la comptabilité

• Diverses opérations de clôture de l’exercice comptable ;
• Établissement des tableaux d’amortissement ;
• Établissement d’un projet de comptes annuels internes.

☒ La rédaction des comptes annuels (rubrique B des comptes déposés)

Rédaction du schéma BNB des comptes annuels sous la forme abrégée ou complète à la date de la clôture de la comptabilité.

La mission comprend, outre la transposition du bilan et le compte de résultats, l’indication dans les annexes de toutes les mentions et renseignements requis.

☒ La rédaction d’une situation intermédiaire de l’actif et du passif

La réalisation d’une vérification périodique sommaire de la comptabilité présentée, avec rédaction d’un état financier intermédiaire de l’actif et du passif.

Le professionnel n’est entre autres pas chargé :

• du contrôle matériel des stocks
• de l’examen des commandes et travaux en cours
• d’un contrôle administratif ou interne.

☒ Missions demandées par le client

Le cas échéant, le client pourra demander une assistance :

• Dans l’établissement d’un plan financier, avec tableau d’amortissement prévisionnel, détermination des VA à effectuer.
• Etablissement des rapports annuels,
• Des conseils dans l’affectation des résultats, les décisions d’investissement.

DESCRIPTION DE LA MISSION FISCALE :

☒ Impôts indirects

• La rédaction des déclarations TVA mensuelles ou trimestrielles moyennant remise par le client, dans les délais, des documents et pièces justificatives requis, à savoir pour le 8 du mois/trimestre prochain ;
• La communication du solde TVA à payer/à recevoir au client ainsi que des éventuels acomptes ;
• La rédaction des listings intracommunautaires périodiques ;
• La rédaction des déclarations périodiques Intrastat ;
• La rédaction du listing TVA annuel.

☒ Impôts directs

• La préparation de la déclaration fiscale sur la base de l’information fournie par le client :
  o d’impôt des personnes physiques,
  o d’impôt des sociétés,
  o d’impôt des personnes morales,
  o d’impôt des non-résidents ;
• La préparation et la rédaction des annexes nécessaires à la déclaration fiscale, dont les formulaires prescrits ;
• La rédaction des fiches 281.10, 281.20 et 281.50, e.a. ;
• Le calcul ou l’estimation des impôts dus/à récupérer ;
• Le calcul des versements anticipés à effectuer, sur la base du résultat fiscal estimé ;
• La rédaction et le suivi des déclarations au précompte mobilier dû sur intérêts, dividendes et royalties ;
• La vérification d’avertissements-extraits de rôle présentés par le client ;
• La rédaction des documents relatifs à la retenue du précompte professionnel des salariés et dirigeants d’entreprise.

☒ Représentation des contribuables (missions nécessitant un mandat écrit)

Le professionnel pourra représenter son client auprès des autorités fiscales compétentes dans toutes les phases des affaires fiscales (reprises ci-dessus dans la mission fiscale), pour autant que ce dernier lui ait spécifié les domaines d’intervention au travers d’une procuration en bonne et due forme.

Le professionnel pourra assurer :

• La représentation du client lors de contrôles en matière d’impôts directs et indirects tant sur le plan fédéral, régional que local ainsi que lors de la négociation d’accords fiscaux en la matière ;
• La consultation des dossiers auprès des autorités fiscales compétentes ;
• La réponse aux demandes de renseignements, aux avis de rectification de la déclaration, et aux notifications d’imposition d’office ;
• L’introduction de réclamations ;
• Le suivi des procédures de contestation.

☐ Avis et assistance à la demande de décision anticipée

Le professionnel pourra :

• Donner un avis sur l’opportunité de la demande de décision anticipée (e.a., l’examen des décisions publiées en la matière), concernant des problématiques fiscales spécifiquement dédiées et requises par le client ;
• Assister à la préparation d’un projet de demande de décision anticipée ;
• Assister à la consultation préalable ;
• Assister à la préparation des réponses aux questions du Service de décisions anticipées ;
• Assister à la rédaction de la demande de décision anticipée ;
• Suivre la décision.

Article 1bis. – Début, fin et suspension de la mission

La mission prend cours le jour de la signature de la présente et implique une première intervention du professionnel pour :

• La tenue de la comptabilité à partir du 1/10/2021.
• La rédaction et l’introduction de la déclaration TVA à partir de la déclaration du 4e trimestre 2021 soit le 20/01/2022
• La préparation et l’introduction de la déclaration aux contributions (in)directes à partir de la déclaration revenus 2021 – exercice d’imposition 2022
• La clôture de l’exercice comptable et la rédaction des comptes annuels pour l’exercice se clôturant le 31/12/2021.

La mission prend fin au terme d’un préavis de trois mois – prenant cours le 1er jour du mois qui suit la réception d’une lettre recommandée adressée par le client et signifiant la fin de la collaboration.

Si le client souhaite mettre un terme au contrat – sans prestation du préavis, une indemnité compensatoire égale à 25% des honoraires de la dernière année d’activité, sera versée au professionnel.

La présente mission et en conséquence tous les travaux et obligations du professionnel, pourront prendre fin à tout moment, sans délai de préavis et sans indemnité dans les cas suivants :

• L’indépendance du professionnel est compromise.
• L’exécution de la mission conformément aux normes professionnelles et déontologiques est impossible
• Manquements manifestes du client à ses propres obligations
• En cas de mise en place d’une procédure de réorganisation judiciaire, dissolution ou déconfiture.
• En cas de faillite du client.

En cas d’inexécution, de mauvaise exécution ou d’exécution tardive, par le client, d’une ou de plusieurs de ses obligations, par exemple en cas de non-paiement des honoraires ou acompte(s), le professionnel est en droit de suspendre ou de différer l’exécution de ses obligations jusqu’à ce que le client ait satisfait aux siennes. Le professionnel en informe le client par écrit.

Si, après le début de la suspension ou du report d’exécution, des actes juridiques urgents et nécessaires pour la sauvegarde des droits du client doivent être effectués, et pour lesquels le professionnel avait reçu mission, il le signale au client.

Tous les frais et les charges résultant de la suspension ou du report sont à la charge du client.
Le professionnel a droit en toutes circonstances au paiement des honoraires et frais relatifs aux prestations déjà exécutées.

Article 2. – Calcul des honoraires

Les tarifs horaires sont :

• Prestations de comptable : 85 € / h Htva
• Prestations d’expert-comptable : 125 € / h Htva
• Prestations secrétariat : 65€ / h Htva

Nos tarifs horaires varient suivant la qualité des prestations nécessaires à la bonne réalisation de la mission.

Nos tarifs sont tirés des standards suggérés à la fois par l’Institute for Tax Advisors and Accountants (ITAA) et l’Ordre des Experts Comptables.

Comme discuté, nous fonctionnerons sur base d’une facturation mensuelle d’acompte suivie annuellement d’un décompte horaire global.
Soit dans votre cas, 11 factures mensuelles de 455€ +35€ (SageDemat) HTva suivie au terme de l’année d’un décompte global des heures prestées au tarif convenu (voir ci-dessous). Si notre estimation est correcte la douzième facture devrait approcher 455€ +35€ HTva.

Si au cours de l’année nous devions constater que le budget annuel estimé devait s’écarter en plus ou en moins de 30%, nous nous engageons à vous contacter pour revoir nos accords et potentiellement ajuster les acomptes mensuels à la hausse comme à la baisse.
Un retard de paiement de plus de 30 jours entrainera automatiquement la suspension du traitement de votre dossier sans mise en demeure.

Comme discuté, nous fonctionnerons sur base totalement dématérialisée.
Nous attirons votre attention sur le fait que vous devrez mettre à notre disposition, à temps, toutes les informations nécessaires pour prester les services – ces informations transiteront via la plateforme SageDemat. Ces informations devront être complètes et correctement structurées. Le non-respect de ces conditions peut engendrer des pertes de temps et d’efficacité.
Aucune prestation supplémentaire ne sera effectuée, sauf si vous en faites la demande expresse. Le cas échéant, un budget pour une mission exceptionnelle sera établi par nos soins.

Les honoraires ne comprennent pas les frais dont le détail est fixé à l’article 5.

Le calcul des honoraires s’entend– départ cabinet et indexé – la plus petite unité facturée est la ½ h.
Cette tarification est alignée sur le barème officiel établi par l’Ordre des Experts Comptables de Belgique.

Quel que soit le mode de calcul des honoraires, ces derniers seront annuellement indexés.

Sauf stipulation écrite contraire entre les parties, les services que le professionnel exécute pour le client, en dehors du cadre de la mission décrite ci-dessus, sont portés en compte au client, sur la base des tarifs horaires qui sont applicables au moment où les services en question sont fournis.

Article 3. – Facturation et conditions de paiement

Le professionnel établira pour les prestations susmentionnées une note d’honoraires périodique, qu’il adressera au client.
Les factures sont payables dans les 30 jours de la date de facturation.
Tout retard de paiement donnera lieu de plein droit et sans qu’une mise en demeure soit exigée :

• à l’application d’un intérêt compensatoire au taux prévu à l’article 5 de la loi concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales du 2 août 2002 ;
• à une indemnité conventionnelle dont le montant est fixé forfaitairement à 10 % des montants impayés, avec un minimum de 250,00 EUR.

Toutes les contestations de frais et honoraires doivent être formulées par lettre recommandée dans les 15 jours de la date de facturation. Si aucune contestation ne parvient (à temps) au professionnel, le client est présumé avoir marqué son accord sur les prestations/tarifications facturées.

Article 4. – Indexation

Les honoraires sont adaptés annuellement à l’index des prix à la consommation / à l’index santé / à l’index ABEX sur la base de la formule suivante :
Nouveau tarif = (ancien tarif x nouvel index) / index de base
L’index de base est celui du mois de janvier 2021.

Article 5. – Frais

Les honoraires ne comportent pas :

• la TVA,
• les frais de publication à la Banque nationale de Belgique, exemple 2019 : 54.20 € ou 72.10 €, … en fonction de la taille de votre entreprise.
• les frais de déplacement et ou logement,
• les livres légaux,
• les frais d’administration et de secrétariat,
• les frais de connexion aux plateformes d’échange et consultation électroniques comme Sage Demat : 35 € / mois HTVA
• et d’autres frais avancés.

Par ailleurs, les frais généraux de fourniture diverses, frais d’envoi postal, d’archivage des données durant leur période d’utilisation par le cabinet, de sauvegarde et protection électronique de vos dossiers comptables et fiscaux, d’enregistrement et de maintien des mandats électroniques auprès des administrations fiscales et sociales, …
sont fixés forfaitairement à 5% des honoraires.

Les autres frais et/ou débours effectués pour le compte du client sont facturés au prix coûtant.

Article 6. – Responsabilité

Le professionnel s’engage à mettre tout en œuvre pour assurer la bonne fin de la présente mission. Il ne pourra toutefois être tenu :

• des conséquences de modifications législatives,
• de manquements, fautes ou infractions commis avant son intervention
• de vérifier la justesse et le caractère complet de l’information reçue, ni
• la fiabilité des actes, contrats, inventaires, factures et pièces probantes de toute nature
• des pertes de bénéfices (manque à gagner), goodwill, de la non atteinte des économies espérées, …

De même, sauf missions spécifiquement initiées et requises par le client en dehors de la présente, l’exécution de la mission n’est pas spécialement dirigée vers la détection d’éventuelles fraudes.

Finalement, l’engagement du professionnel dans la recherche des meilleures solutions organisationnelles, fiscales, financières, recherches de subsides, aides à l’investissement, avantages ou opportunités prévue par des lois ou réglementations, … ne saurait constituer une obligation de résultats.

Afin d’assurer sa responsabilité, le professionnel s’engage à souscrire une police RC réglementée par son Institut. Si pour diverses raisons, l’assurance ne devait pas intervenir en l’espèce, le professionnel ne pourrait être tenu à indemnisation supérieure à 1,5 x les honoraires annuels htva.

Le client convient que les travaux repris sous l’article « mission » ci-dessus ne peuvent être remplis de manière optimale sans une collaboration étroite entre le professionnel et le client. C’est ainsi, que le client s’engage à :

• mettre tous les documents utiles à disposition à temps pour le 8 du mois qui suit la demande de prestation.
• exécuter à temps les travaux qui lui incombent
• porter à la connaissance du professionnel toute information utile à la réalisation de la mission
• ne fournir au professionnel que des documents et renseignements complets et exacts
• vérifier si les documents fournis par le professionnel répondent à ses attentes et l’en informer le cas échéant par écrit.

Article 7. – Lieu d’exécution de la mission et moyens de communication

La mission peut être réalisée tant au cabinet du professionnel que chez le client.
Les pièces, livres et documents peuvent être déplacés. Le transfert des documents entre le cabinet et le client s’effectue au risque et péril de ce dernier.
Le professionnel peut les détenir le temps nécessaire à l’exécution de sa (ses) mission(s). Le client a toujours le droit de les consulter, soit personnellement, soit par l’intermédiaire d’un (de) préposé(s) ou d’un (de) mandataire(s) porteur(s) d’une procuration écrite, à condition que ces pièces, livres et documents soient la propriété du client.

En termes de moyens de communication entre les parties, il est convenu que :

• les mails adressés aux adresses habituelles d’échange,
• les messageries instantanées liées aux plateformes d’échange de données,
• les réunions virtuelles, Skype, Zoom, Teamviewer, …

seront considérés comme admis.

Article 8. – Conservation des pièces

Il incombe au client de conserver les pièces et documents comptables qui lui sont remis par le professionnel durant les délais légaux et réglementaires. À la fin de la convention, tous les livres et documents, propriété du client, sont mis à sa disposition du client ou à celle de son mandataire.

Article 9. – Détournement de personnel – Interdiction de démarchage

Pour toute la durée de la convention, et durant une période de 12 mois après la fin de celle-ci, quelle que soit la raison de la cessation de la relation, le client et le professionnel s’engagent expressément à ne prendre en service, directement ou indirectement, aucun membre du personnel ou collaborateur indépendant de l’autre partie impliqué dans l’exécution de la convention, ni à leur faire exécuter des travaux, directement ou indirectement (notamment par l’intermédiaire d’une personne morale), en dehors d’une convention entre le client et le professionnel, sauf accord écrit préalable de l’autre partie. Toute infraction à cette interdiction donnera lieu à une indemnité égale à 18 mois de salaire ou honoraires du collaborateur indépendant.

Article 10. – RGPD – Réglement Générale de Protection des Données

Vous trouverez la politique de protection de la vie privée du cabinet sur cette page. L’acceptation des conditions générales de vente intègre l’acceptation explicite de nos règles de protections/utilisations de vos données.

Article 11. – Confirmation et accord

La présente convention constitue l’intégralité de l’accord intervenu entre les Parties relativement à l’objet décrit. Elle prévaut sur tout autre accord ou écrit qui aurait pu être conclu antérieurement entre les Parties.
En signant la lettre de mission, les parties confirment expressément leur accord avec les conditions qui sont reprises dans cette lettre de mission.

L’interprétation et l’exécution de la convention sont régies par le droit belge.
Toute contestation, de quelque nature que ce soit, relève de la compétence des tribunaux et cours de l’arrondissement dans lequel le bureau du professionnel est établi.