Politique de protection des données à caractère personnel

Dernière mise à jour le 10 novembre 2022

Informations générales

La Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS attache une grande importance à la protection de la vie privée et dirige son entreprise en conformité avec les lois applicables en la matière.

Dans le cadre de sa mission, elle collecte et traite des données à caractère personnel qui vous concernent.
La présente Politique vous renseigne sur les conditions dans lesquelles la Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS collecte, traite, conserve, archive et supprime les données personnelles de ses clients et prospects. Elle vous informe également sur les droits dont vous disposez sur vos données.

La Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS garantit que les données que vous lui communiquez sont traitées dans le respect des dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (règlement général sur la protection des données ou « RGPD ») et notamment que vos données à caractère personnel sont traitées de manière licite, loyale et transparente ; elles sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes et sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Le responsable de traitement de vos données à caractère personnel est :

Fiduciaire Gilson & Associés SPRL
BE 459.411.992
Avenue de la Vecquée, 64

II. Privacy officer

La Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS a désigné en son sein, un PRIVACY-OFFICER, chargé de garantir la conformité du traitement et de la collecte de vos données à caractère personnel au « RGPD ».

Le PRIVACY OFFICER désigné est Monsieur Jean-Luc Gilson.

III. Sous-traitants

Les sous-traitants auxquels la Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS fait appel dans le cadre du traitement de vos données à caractère personnel sont répertoriés dans un registre des activités de traitement qui est conservé en interne.

En tout état de cause, il est entendu que la Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS veillera à ce que ses sous-traitants respectent le même niveau d’exigence en matière de protection des données à caractère personnel (y compris si ceux-ci sont situés en dehors de l’Union Européenne).
Pour ce faire, la Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS exige de ses sous-traitants qu’ils présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées, de manière à ce que le traitement réponde aux exigences de la législation relative à la protection des données et garantissent la protection de vos droits.

IV. Finalités du traitement des données à caractère personnel

La Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS traite les données à caractère personnel aux fins suivantes :

A- Application de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces (ci-après loi du 18 septembre 2017).

1° En application de l’article 26 de la loi du 18 septembre 2017, la Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS est tenue de collecter les données à caractère personnel suivantes concernant les clients et leurs mandataires : nom, prénom, date de naissance, lieu de naissance et, dans la mesure du possible, adresse.

2° En application de l’article 26 de la loi du 18 septembre 2017, la Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS est tenue de collecter les données à caractère personnel suivantes concernant les bénéficiaires effectifs des clients : nom, prénom et, dans la mesure du possible, date de naissance, lieu de naissance et adresse.

Sans ces données, la Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS ne peut conclure de relation d’affaires (article 33 de la loi du 18 septembre 2017).

B- Les obligations incombant à la Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS vis-à-vis des autorités belges, des autorités étrangères ou des institutions internationales, en application d’une obligation légale ou réglementaire, en application d’une décision judiciaire ou dans le cadre de la défense d’un intérêt légitime, notamment, mais pas exclusivement, si les lois fiscales (listings TVA, fiches fiscales…) et sociales actuelles et futures nous contraignent à traiter des données à caractère personnel dans le cadre de la mission dont nous avons été chargés.

Ces traitements sont réalisés sur base d’une obligation légale. Sans ces données, la Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS ne peut conclure de relation d’affaires.

C- Exécution du présent contrat relatif à des services comptables et fiscaux.

Le traitement des données à caractère personnel concerne les données des clients eux-mêmes, des membres de leur personnel, de leurs administrateurs, entre autres, ainsi que des autres personnes, telles que les clients et les fournisseurs, impliquées dans leurs activités.

À défaut de communication et de traitement de ces données, nous ne sommes pas en mesure de mener à bien notre mission d’Expert-comptable et Conseil fiscal.

D- Prospection, réalisation de lettres d’informations (Newsletter)

Ces traitements sont réalisés sur base d’un intérêt légitime poursuivi par la Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS (améliorer ses résultats) ou sur la base de votre consentement, sans porter atteinte à vos droits et libertés.

V. Quelles données à caractère personnel et de qui ?

Dans le cadre des finalités mentionnées au point IV, la Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS est autorisée à traiter les données à caractère personnel suivantes : prénom, nom, adresse e-mail, données biométriques (copie de la carte d’identité électronique ou du passeport), adresse, numéro d’entreprise, numéro national…

Dans le cadre des déclarations à l’impôt des personnes physiques via Tax-on-Web, les données suivantes sont également traitées : nom, prénom, âge des enfants, la présence ou non d’un handicap et l’état civil.
La Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS traite les données à caractère personnel que la personne concernée ou ses proches a elle-même/ont eux-mêmes fournis.

La Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS traite également des données à caractère personnel qui n’ont pas été fournies par la personne concernée, telles que celles transmises par le client et concernant ses salariés, administrateurs, clients, fournisseurs, ou encore actionnaires, notamment.

Les données à caractère personnel peuvent également provenir de sources publiques telles que la Banque-Carrefour des Entreprises, le Moniteur belge et ses annexes et la Banque nationale de Belgique (Centrale des Bilans).

Les données ne sont traitées que si ce traitement est nécessaire aux fins mentionnées au point IV.
Les données à caractère personnel ne sont jamais transmises à des pays tiers, ni à des organisations internationales.

VI. Destinataire des données

Conformément à ce qui précède, et hormis s’il est nécessaire de communiquer des données à caractère personnel à des organisations ou des entités dont l’intervention en tant que tiers prestataires de services pour le compte et sous le contrôle de la Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS est requise aux fins précitées, cette dernière ne transmettra pas les données à caractère personnel collectées dans ce cadre, ni ne les vendra, les louera ou les échangera avec une quelconque organisation ou entité, à moins que vous n’en ayez été informé au préalable et que vous ayez explicitement donné votre consentement.

La Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS fait appel à des tiers prestataires de services :

• Elle utilise des logiciels de comptabilité électronique, de calcul d’impôts, de transfert de documents et son portail ;
• Elle fait appel à des collaborateurs externes en vue de l’exécution de certaines tâches ou de missions spécifiques (réviseur d’entreprises, notaire, comptable et expert-comptable sous-traitant…) ;

La Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS peut prendre toutes les mesures nécessaires afin de garantir une bonne gestion du site Internet et de son système informatique.

La Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS peut transmettre les données à caractère personnel à la demande de toute autorité légalement compétente ou de sa propre initiative si elle estime de bonne foi que la transmission de ces informations est nécessaire afin de respecter la loi ou la réglementation ou afin de défendre et/ou de protéger notamment les droits ou les biens de la Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS, de ses clients, de son site Internet et/ou de vous-même.

VII. Mesures de sécurité

Afin d’empêcher, dans la mesure du possible, tout accès non autorisé aux données à caractère personnel collectées dans ce cadre, la Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS a élaboré des procédures en matière de sécurité et d’organisation.

Ces procédures concernent à la fois la collecte et la conservation de ces données.

Ces procédures s’appliquent également à tous les sous-traitants auxquels la Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS fait appel.

VIII. Durée de conservation

Données à caractère personnel que nous devons conserver en vertu de la loi du 18 Septembre 2017 (cf. point IV-A)

Sont ici concernées les données d’identification et la copie des preuves concernant les clients de la Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS, les mandataires internes et externes ainsi que les bénéficiaires effectifs de ses clients. Conformément aux articles 60 et 62 de la loi du 18 septembre 2017, ces données à caractère personnel sont conservées au maximum dix ans après la fin de la relation professionnelle avec le client ou à compter de la date d’une opération occasionnelle.

Autres données à caractère personnel

Les données à caractère personnel des personnes qui ne sont pas visées ci-dessus ne sont conservées que pendant les durées prévues par la législation d’application, telle que la législation comptable, la législation fiscale et la législation sociale.
Une fois les durées précitées expirées, les données à caractère personnel sont effacées, hormis si une autre législation en vigueur prévoit une durée de conservation plus longue.

IX. Notification en cas de fuite d’informations

En cas de violation de vos données à caractère personnel, la Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS s’engage à en notifier la Commission Vie Privée dans les 72 heures après en avoir pris connaissance.

La Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS n’en informera la personne concernée que lorsqu’une violation de ses données personnelles est susceptible de présenter un risque élevé pour ses droits et libertés (sauf cas énumérés à l’art. 34 RGPD).

X. Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Droit d’accès

Vous avez le droit d’obtenir de la part de la Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS, la confirmation que des données vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, un accès auxdites données.

Droit à la rectification

Vous avez le droit d’exiger que les données incorrectes soient corrigées et que les données inappropriées ou devenues inutiles soient supprimées.
Nous attirons votre attention sur le fait que vous êtes à tout moment tenus de vérifier l’exactitude des données que vous communiquez à la Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS.

Droit à l’effacement, droit à l’oubli

Lorsque vous ne souhaitez plus que vos données soient traitées et que vous vous trouvez dans les conditions pour demander le droit à l’effacement, La Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS supprimera alors vos données des bases de données.
Cette suppression sera faite endéans le mois suivant la notification de votre demande, à moins que leur conservation s’avère nécessaire pour respecter une obligation légale ou à l’exercice ou la défense de droits en justice.

Droit à la portabilité des données

Pour autant que de besoin, vous aurez également droit à la portabilité de vos données conformément aux dispositions applicables en la matière.

Droit d’opposition

Vous disposez également d’un droit d’opposition à toute utilisation de vos données à des fins de prospection, de recherches scientifiques, historiques ou statistiques. Vous pourrez à tout moment, gratuitement et sans devoir présenter de justification, faire valoir votre droit d’opposition.
Toutefois, la Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS attire votre attention sur l’article 65 de la loi du 18 Septembre 2017 précitée qui stipule que :

« La personne concernée par le traitement des données à caractère personnel en application de la présente loi ne bénéficie pas du droit d’accès et de rectification de ses données, ni du droit à l’oubli, à la portabilité desdites données, ou à objecter, ni encore du droit de ne pas être profilé ni de se faire notifier les failles de sécurité.
Le droit d’accès de la personne concernée aux données à caractère personnel la concernant s’exerce indirectement, en vertu de l’article 13 de la loi du 8 décembre 1992 précitée, auprès de la Commission de la protection de la vie privée instituée par l’article 23 de ladite loi.
La Commission de la protection de la vie privée communique uniquement au demandeur qu’il a été procédé aux vérifications nécessaires et du résultat en ce qui concerne la licéité du traitement en question.
Ces données peuvent être communiquées au demandeur lorsque la Commission de la protection de la vie privée constate, en accord avec la CTIF et après avis du responsable du traitement, d’une part, que leur communication n’est susceptible ni de révéler l’existence d’une déclaration de soupçon visée aux articles 47 et 54, des suites qui lui ont été données ou de l’exercice par la CTIF de son droit de demande d’informations complémentaires en application de l’article 81, ni de mettre en cause la finalité de la lutte contre le BC/FT, et, d’autre part, que les données concernées sont relatives au demandeur et détenues par les entités assujetties, la CTIF ou les autorités de contrôle aux fins de l’application de la présente loi. »

La Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS invite les personnes concernées qui souhaitent faire valoir leurs droits à prendre contact avec le PRIVACY OFFICER (cf. point II).

XI. Plainte

Vous pouvez introduire une plainte relative au traitement des données à caractère personnel par la Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS auprès de l’Autorité de protection des données :

Commission pour la protection de la vie privée
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
Tél. : +32 (0)2 274 48 00
Fax : +32 (0)2 274 48 35
E-mail : commission@privacycommission.be
URL : https://www.privacycommission.be/

XII. Divers

Cette politique de protection de la vie privée vient compléter nos Conditions Générales et s’applique à toutes les données à caractère personnel collectées et traitées à l’occasion de la mission d’Expert-comptable et Conseil fiscal de la Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS.

La Fiduciaire GILSON & ASSOCIÉS se réserve le droit, à son entière disposition, de changer, modifier, ajouter ou supprimer, à tout moment, des parties de la présente politique. Ces modifications prendront effet immédiatement. Par conséquent, nous vous invitons à consulter régulièrement notre site.